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北清智库商学院pe导师班 私募基金管理人登记备案最新实务审核要点
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私募基金登记备案的时限

根据最新通过协会备案的项目,正常情况下,私募基金管理人登记材料完备、符合要求,而且从业人员具备从业经验的,自材料提交协会之日起一个半月就可以办结私募基金备案手续。私募基金备案流程属于正常范围内,协会没有刻意延长私募基金备案的审核时间,私募基金备案效率具有保障。


照片

1.从业人员管理平台(俗称“高管信息填报系统”)上传的高级管理人员照片,应该是清晰的1寸纯色背景免冠证件照,不可为翻拍的照片、全/半身照、生活照、考试照片、抠图合成照片或者身份证上的头像照。

2.资产管理报送平台(俗称“备案系统”)需要上传公司办公场所前台照片和办公楼照片,前台照片应体现公司与固定、专业、独立的办公场所的必然联系。建议公司前台照片多角度拍摄,把多张照片拼成一张图片上传。

高级管理人员及员工

高管和员工是私募基金管理人登记备案中协会关注的核心问题,需要重点关注以下几个方面:
(一)高管学历
根据《关于基金从业资格考试有关事项的通知》第二条规定:“报考条件:
2.年满 18 周岁……” 此外,高管填报系统也要求填写高中学习经历并上传高中学历证明。如果高管高中毕业证遗失,可以由公司出具高中毕业证遗失声明,公司盖章,高管本人签字。根据上述规定和项目经验,笔者建议取得基金从业资格人员最好具有大专、大学以上学历,更容易通过协会审核。

(二)高管人员数量
1.相关法律规定
《关于进一步规范私募基金管理人登记若干事项的公告》
“四、关于私募基金管理人高管人员基金从业资格相关要求
从事私募证券投资基金业务的各类私募基金管理人,其高管人员(包括法定代表人\执行事务合伙人(委派代表)、总经理、副总经理、合规\风控负责人等)均应当取得基金从业资格。从事非私募证券投资基金业务的各类私募基金管理人,至少2名高管人员应当取得基金从业资格,其法定代表人\执行事务合伙人(委派代表)、合规\风控负责人应当取得基金从业资格。各类私募基金管理人的合规\风控负责人不得从事投资业务。”
根据上述法律规定和项目经验,股权基金管理人的高管人员至少包括法定代表人、风控负责人,均需具备基金从业资格及金融或基金行业从业经验;证券基金管理人的高管人员至少包括法定代表人、风控负责人及基金经理,均需具备基金从业资格及金融或基金行业从业经验。

(三)高管和员工兼职问题
1.相关法律规定
《私募基金登记备案相关问题解答(十二)》(以下简称“问答(十二)”)
“问:在私募基金管理人登记及相关高管人员提出变更申请时,对私募基金管理人的法定代表人、合规/风控负责人及其他高级管理人员有哪些要求?
答:为维护投资者利益,严格履行‘受人之托、代人理财’义务,防范利益输送及道德风险,私募基金管理人的高级管理人员应当勤勉尽责、恪尽职守,合理分配工作精力,在私募基金管理人登记及相关高管人员提出变更申请时,应当遵守以下要求:
(一)不得在非关联的私募机构兼职。
(二)在关联私募机构兼职的,协会可以要求其说明在关联机构兼职的合理性、胜任能力、如何公平对待服务对象等,协会将重点关注在多家关联机构兼职的高级管理人员履职情况。”

2.兼职注意事项
(1)根据一般行业从业规范,法人和风控总监不能都为兼职,投资经理、合规风控负责人建议专职为宜。根据协会最新反馈意见,为保证风控负责人的风险控制能力,明确要求合规风控负责人为全职。
(2)法定代表人兼职在部分情形下具备合理性,应当根据公司的实际情况进行判断,关键在于高管的兼职是否可能导致利益冲突、风险串联、影响公司的经营能力等问题。
(3)根据《问答(十二)》规定,高管不能全为兼职人员,且不能在非关联私募机构兼职。如高管有兼职情况,需要说明是否符合《问答(十二)》中相关要求,如不满足,需整改;高管如在与私募业务有冲突业务的公司兼职,需整改该兼职情况;若两名高管都是兼职,需整改,调整高管结构。
(4)高管兼职和曾经任职的资产管理公司都不是私募基金管理人,需要说明两个机构的主营业务和任职期间的工作情况。
(5)备案系统中需写明是否兼职、兼职机构名称、职务等兼职情况,并需上传高管的任职证明,任职证明包括劳动合同、社保缴纳记录等。
(6)法律意见书中需详述所有员工的专兼职情况,如有兼职情况,详细说明兼职并说明其任职机构的名称、该机构的基本营业情况、所从事的职务、该机构与公司的关系,说明如何做到相关业务在人员上的隔离,如何保证业务正常开展、内部制度有效落实。

(四)高管基金从业资格
实践中,常用的基金从业资格认定方式有以下两种途径:
第一种途径:2017年6月26日,协会颁布的《关于基金从业人员资格管理实施有关事项的通知》
“私募基金管理人的从业人员通过科目一和科目二、或科目一和科目三、或科目一和《证券投资基金》、或《证券市场基础知识》和《证券投资基金》考试的,可由所在任职机构向中国证券投资基金业协会申请基金从业资格注册。”
根据与协会审核员电话沟通情况,目前通过《证券市场基础知识》和《证券投资基金》可以认定具有基金从业资格,但未来有可能取消该两门考试的资格认定,因此,建议公司人员报考科目一和科目二、或科目一和科目三,取得基金从业资格。
第二种途径:《私募基金登记备案相关问题解答(九)》
“问:符合哪些条件的私募基金管理人的高级管理人员只需通过科目一《基金法律法规、职业道德与业务规范》考试可以申请认定基金从业资格?需要提交哪些材料?
答:符合下列条件之一的私募基金管理人的高级管理人员,并通过科目一考试的,可以申请认定基金从业资格:  
一、最近三年从事资产管理相关业务,且管理资产年均规模1000万元以上;
二、已通过证券从业资格(不含《证券投资基金》和《证券发行与承销》科目)、期货从业资格、银行从业资格、特许金融分析师(CFA)等金融相关资格考试,或取得注册会计师资格、法律职业资格、资产评估师资格,或担任上市公司董事、监事及高级管理人员等;
符合上述条件之一的,由所在机构或个人向中国证券投资基金业协会提交基金托管人(的托管部门)或基金服务机构出具的最近三年的资产管理规模证明,或相关资格证书或证明。 ”

(五)高管从业经验
从业经验是协会关注的重点。高管不仅需要有基金从业资格,还需要具备在证券公司或者资产管理类公司工作的经历和相关证券、金融行业从业经验。高管从业经验需要关注以下几点:
1.备案系统、高管填报系统中的高管学历、从业经历填报需一致,特别注意工作时间、工作单位、工作岗位、学习经历及学习时间(高中毕业至今),并且工作经历中的时间以毕业时间起始应当连续(不同工作经历的间隔不要超过三个月),工作单位应当填写全称及其分支机构全称。
2.高管有自由职业经历,需要对公司高管的自由职业进行相关的描述。根据项目经验,如果高管两段工作经历都是自由职业,需整改,调整高管结构。
3.法律意见书中需说明高管有无开展私募业务的能力。
4.详细说明公司高管以往任职机构,若高管曾从事“投资”或私募基金相关工作,说明在职期间工作内容,是否从事私募基金业务,是否登记为私募基金管理人;如已登记为私募基金管理人,需说明该机构的登记编号,如未登记为私募基金管理人,需详细说明未登记的原因及从事何种业务和相关情况,以及所开展业务是否合规。
5.说明高管及投资总监的股权投资经历,参与的投资项目情况。
6.劳动合同里面的工资不能低于行业正常标准,否则需核实并说明高管及员工基本工资的合理性。
7.根据《私募投资基金管理人内部控制指引》第十二条:“私募基金管理人应当设置负责合规风控的高级管理人员。负责合规风控的高级管理人员,应当独立地履行对内部控制监督、检查、评价、报告和建议的职能,对因失职渎职导致内部控制失效造成重大损失的,应承担相关责任。”负责合规风控的高级管理人员应独立地履行对内部控制监督、检查、评价、报告和建议的职能。律师需核实合规风控负责人是否为适当人选,是否需要进行调整或优化,法律意见书中说明该公司负责合规风控的高级管理人员,是否满足独立地履行对内部控制监督、检查、评价、报告和建议的职能的要求。
另外,2017年6月6日,证监会颁布《证券公司和证券投资基金管理公司合规管理办法》(中国证券监督管理委员会令第133号)自2017年10月1日起施行,经协会工作人员确认,私募机构参照执行。该规定第十八条规定:“合规负责人应当通晓相关法律法规和准则,诚实守信,熟悉证券、基金业务,具有胜任合规管理工作需要的专业知识和技能,并具备下列任职条件:(一)从事证券、基金工作10年以上,并且通过中国证券业协会或中国证券投资基金业协会组织的合规管理人员胜任能力考试;或者从事证券、基金工作5年以上,并且通过法律职业资格考试;或者在证券监管机构、证券基金业自律组织任职5年以上;(二)最近3年未被金融监管机构实施行政处罚或采取重大行政监管措施。”
根据上述规定,协会对合规负责人的任职条件要求越来越苛刻,公司需在2017年10月1日之前尽快申报私募基金备案。
8.根据《私募投资基金管理人内部控制指引》第十一条:“私募基金管理人应当建立有效的人力资源管理制度,健全激励约束机制,确保工作人员具备与岗位要求相适应的职业操守和专业胜任能力。”从事私募基金管理业务相关工作人员应具备与岗位要求相适应的职业操守和专业胜任能力。法律意见书中需详细说明公司目前的高管人员、团队员工在其岗位或私募投资基金领域的专业能力,负责风控工作的高管和员工需要特别说明其相关工作经历及岗位胜任能力。如涉及相关经历或投资经验,需进一步提供证明材料。
9.如果高管大部分没有基金管理行业相关从业经验,需补充说明公司如何正常展开私募证券类基金的投资、运营。
此外,高管系统填报信息内容应与法律意见书保持一致。

(六)员工
员工是指与公司签订劳动合同的正式职员。如公司存在员工兼职情况,应在法律意见书中详细说明,且兼职员工应不计入员工总人数。公司员工名录,并说明员工的基本信息、工作经历和学习经历,任职部门和职务、兼职情况、取得基金从业资格情况。
1.如果公司员工人数过少,需要在法律意见书中详细阐述在当前员工人数的情况下,公司如何顺利开展私募基金管理业务,以及如何有效执行风险管理和内部控制等相关制度,建议公司充实优化员工。根据项目经验,员工不少于6人,如是专职人员需签订劳动合同。
2.如果公司从业人员取得基金从业资格较少,建议提高从业人员取得基金从业资格比例,改善人员结构。根据项目经验,公司员工取得基金从业资格比例不低于50%。

关联方

协会对私募基金管理人关联方的审核要求比首次公开发行股票并上市和新三板挂牌要求相对较低,关联方对比如下:
类别
关联方认定
首次公开发行股票并上市
根据《上市公司信息披露管理办法》规定,上市公司关联方包括直接或间接控制上市公司的法人;关联自然人直接或者间接控制的、或者担任董事、高级管理人员的,除上市公司及其控股子公司以外的法人;持有上市公司5%以上股份的法人或者一致行动人;直接或者间接持有上市公司5%以上股份的自然人;上市公司董事、监事及高级管理人员、直接或者间接地控制上市公司的法人的董事、监事及高级管理人员及其关系密切的家庭成员等。
新三板挂牌
根据《全国中小企业股份转让系统挂牌公司信息披露细则(试行)》和《企业会计准则第 36 号-关联方披露》规定,新三板挂牌公司的关联方包括公司的母公司、子公司、与公司受同一母公司控制的其他企业、对公司实施共同控制的投资方、对公司施加重大影响的投资方、公司的合营企业、联营企业、主要投资者个人及与其关系密切的家庭成员、公司的关键管理人员及与其关系密切的家庭成员。
私募基金管理人备案
《私募基金管理人登记法律意见书指引》
第四条:(六)申请机构是否存在子公司(持股 5%以上的金融企业、上市公司及持股 20%以上的其他企业)、分支机构和其他关联方(受同一控股股东/实际控制人控制的金融企业、资产管理机构或相关服务机构)。若有,请说明情况及其子公司、关联方是否已登记为私募基金管理人。
根据项目经验,私募基金管理人需重点关注金融企业的关联方以及同业竞争问题。
1.若公司存在关联方,关联方机构中名称含投资、基金、资产管理等相关字样的,需详细说明业务经营情况,对过往展业情况进行说明,需解释说明利益冲突、关联交易等情况;并说明在基金业协会登记备案情况,以及是否从事私募基金业务,是否已登记为私募基金管理人,若从事,需说明关联方未登记为私募基金管理人的原因。
2.关联方及股东参股企业的实际业务开展情况,说明关联机构中是否存在经营范围与《私募基金登记备案相关问题解答(七)》私募基金可能冲突的相关业务,如:小额贷款,互联网金融,融资配资等。
3.公司需提供承诺函,包括(1)与子公司关联方是否有业务往来或款项往来,如有,需说明相关情况,如无,也需说明;(2)承诺在未来业务开展中,不会与子公司/分支机构/关联机构存在内幕交易及利益输送,损害投资者利益。

基金外包

如果公司员工人数较少,需要在法律意见书中说明公司是否有签订外包业务的意愿和计划。公司不进行业务外包,需详述公司人员如何有能力做好合同拟定、估值核算、份额登记、信息披露等业务。如公司基金业务进行外包,需说明并提交在系统中相关制度页签,相关上传文件制定成单一PDF格式文件上传。

展业计划书

公司需提供展业计划书并加盖公章,详述公司展业计划如投资类型,投资标的,如何募集,如何选择投资对象等。详细说明未来如何开展私募证券投资基金业务,并切实做好各项制度的落实和履行。这里需要注意的是,展业计划书不能套用模板,需详细、具体描述真实的展业计划。
建议公司提供相关证明文件,如拟投资项目投资协议或合作意向书、项目合作方联系方式、拟担任政府引导基金管理人相关政府批文等,证明公司具备真实展业需求。

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