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北清总裁商学院 私募基金管理人备案资料提交的要点提示(很重要)
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来源:江西南芳律师事务所(ID:jxnflawyer)授权一起学私募发布
作者:罗丹、陈慧良(江西南芳律师事务所)
编辑:学私募君(微信:Tigerxuesim) 转载请务必注明出处

继私募基金管理人备案工作前期筹划该怎么办以后,江西南芳律师事务所的罗丹、陈慧良继续深入管理人备案主题。这次,其带来了“私募基金管理人备案资料提交的要点提示”,本文依然有很强的实操性。跟随一起学私募一起来看看。

还是写在前面:

早先分享了《私募基金管理人备案工作前期筹划》的“豆腐块”,得到了到很多朋友的反馈与鼓励,在此由衷表示感谢。所以不能食言,就本人所积攒的一些私募基金管理人申请登记备案工作实务经验再做个分享,希望也能给大家带来点启发。

私募基金管理人备案资料提交,主要集中在基金业协会资产管理业务综合报送平台(以下简称“资管系统”)中的私募基金管理人上传文件的准备及登记信息填报过程中。

这项工作开始前,大家先要了解几个基本要求:
(1)资产管理业务综合报送平台登录入口为:https://ambers.amac.org.cn,而且一定使用IE浏览器登录(使用其他浏览器可能会出现上传不了的情况);
(2)自2017年1月13日起,如果私募基金管理人首次登记系统,递交登记资料退回补正次数超过5次,该机构的本次申请会被终止,并锁定3个月不能再次申请;
(3)上传资料由九部分组成,且必须按具体要求依次上传(完成一步才能进行下一步),上传顺序如下图:

本文也将结合资管系统中资料上传的步骤要求,按顺序逐一列举各单项资料上传栏目中所需要注意的事项,当然更主要的是结合笔者的本行(法律服务)来进行。

一、机构基本信息

本项内容主要是要求申请备案机构上传自身的基本信息,相对比较简单,根据工商登记情况及实际管理运营情况据实填报就是了。

个人认为需要注意的是:

1、本项目要求上传机构所在写字楼照片和机构前台照片,而且对于上传照片的质量要求很高,必须正面、无遮挡、清晰,并突出公司的LOGO与办公场地的独立性,最好不要用PS过的照片来挑战审核老师的智商,发现后基金业协会审核人员很可能以上传资料虚假而直接终止全部备案审核。

2、资管系统默认的机构类型为:①私募证券投资基金管理人,②私募股权、创业投资基金管理人,③其他私募投资基金管理人。

填报机构类型按自身业务类型选择即可,但需要注意:“机构类型”初次选定、提交办理、办理通过后,均不能再修改,请慎重选择!“退回补正”时若需要修改“机构类型”,点击系统右上角的“放弃登记”,重新填写登记申请信息。“办理通过”后,若需要修改“机构类型”,点击“注销登记”,在注销私募基金管理人登记后重新申请。

二、相关制度

本项内容主要是上传申请备案机构现行的相关制度,根据现行的资管系统要求,基本制度要求如下:运营风险控制制度、信息披露制度、机构内部交易记录制度、防范内幕交易和利益冲突的投资交易制度、合格投资者风险揭示制度、合格投资者内部审核流程及相关制度、私募基金宣传推介及募集相关规范制度、公平交易制度(证券类适用)、从业人员买卖证券申报制度(证券类适用)。

以上制度的具体名称不一定要按照上述要求来确认,申请备案机构可以根据自身实际情况来确认,但内容上必须是与上述要求相适应的制度。建议申请备案的机构切忌用所谓的格式版本,不加审查就进行使用,本人在审查的过程中就有发现申请证券类机构用的是股权类制度,或者制度之间存在明显冲突的情况,大家不能抱着侥幸的心态希望审核老师不审核或不分析具体制度。

三、机构持牌及关联方信息

本项内容主要是上传申请备案机构的分支机构、子公司信息及关联方信息,在填报本部分信息时,注意填报的分支机构、子公司信息及关联方信息应与上传法律意见书认定的相关信息保持一致即可。基金业协会要求的具体认定标准是:

1、分支机构:指企业投资设立的、有固定经营场所、以自己名义直接对外从事经营活动的、不具有法人资格,其民事责任由隶属企业承担的经济组织;

2、子公司:指持股5%以上的金融企业、上市公司及持股20%以上的其他企业;

3、关联方:受同一控股股东/实际控制人控制的金融企业、资产管理机构或相关服务机构。

强烈建议按以上标准去认定关联机构,并征询专业律师的意见再予以确认,因为以上关联关系的认定与证券、会计准则的关联机构认定标准有所区别。

四、诚信信息

本项内容涉及上传的材料不多,但很关键,属于协会重点核查内容,也需要律师在上传的法律意见书中进行专项说明。

如申请备案机构近三年不存有违法违规及诚信问题的话,直接填写“无”即可,轻松带过。

如存在违规情况,那就要谨慎面对了。首先一定如实填写并说明情况,其次要提供充分的材料证明违规情况已整改完毕。

五、财务信息

本项内容主要是上传申请备案机构的相关财务数据,对于设立满一年的机构来说,还应同时上传具备资质的会计师事务所出具的年度审计报告。

作为律师的官方提示:填报的财务数据要真实、合理,如上传了审计报告则必须与审计报告一致(切莫因数据不一致或填写错误导致退回补正)。

作为实务者的私人提示:官方提示中所述的要求的合理性是很重要的!因为一个机构的专营化问题、机构运营成本问题是可以通过财务数据去评价,如有出入很难解释。

六、出资人信息

此项内容主要是填写私募基金管理人出资人身份信息及联系方式并上传相关的证明文件。今年,资管系统在出资人信息栏目中新增上传要求,要求机构上传工商公示的出资人信息截图、工商存档的出资人信息截图。

上述新增上传文件,可以在国家企业信用信息公示系统中截取工商公示的出资人信息截图,在机构的工商档案中将存档的出资人信息表加盖公司印章扫描成工商存档的出资人信息截图。

实缴出资证明主要是私募基金管理人的出资人通过银行转账、股权协议转让等等方式对相应认缴出资进行实缴的证明凭证,将该凭证扫描上传即可。同时,不要忘了,出资人信息除要求上传实缴证明文件外,如出资人为自然人的,还需要提前准备好学历证明文件。

还要重点说一个笔者遇到的一个小问题。在第一次填写该栏目中的股东“实际出资比例”时,按股东“认缴出资比例”的标准填写,多次反馈整改终不得要领。最后多方请教才明白,这里的“实际出资比例”是申请机构经律师的法律尽职调查或会计师事务所出具的验资报告确认实缴资本总额和各个股东实缴资本额后,机构股东个人的实缴资本额占全体股东对机构实缴资本总额的比例(如:一个公司注册资本100万,现实收资本暂为20万;其中一个股东认缴10万,现实缴5万,则该股东实际出资比例为25%)。大家千万注意,不要犯本人这样的低级错误。

七、实际控制人信息

此项内容的具体要求就是一个,一定要有实际控制人!

不要认为一个机构股东各持股50%就没有实际控制人;不要认为一个机构股东不很多,股权分散未有实际大股东就没有实际控制人;笔者曾经无知的结果就是多次反馈与整改。至于如何确认实际控制人,笔者在“筹备篇”中已经提出方案,在此不再累述了。要补充的仅是,在确认了实际控制人后,除准备基本信息资料外还得有张实际控制人与备案机构的控制关系图。

八、高管人员

此项内容的实质要求在“筹备篇”中也已经提出了解决方案,在此不加累述。还需要说明以下事项:
1、协会审核提倡高管专职化,具体的表现方式就是以申请备案机构名义购买的社保证明,确有兼职则主动进行说明并合理解释;

2、协会审核提倡高管专业化,高管人员具备一定的从业资历较容易被审核老师接受,确实匮乏则主动提出解决方案;

3、高管履历一定要连贯不间断,出现了工作时间上的空缺也作出情况说明。

特别提示:申请机构在填报高管人员信息时,会先弹出一个对话框及连接,要求申请机构在“从业人员管理系统”中先行完成拟定高管人员基金从业资格的注册工作(现基金从业资格的注册窗口暂未对外开放),方可进行“资产管理业务综合报送平台”中高管人员的信息上传工作。这类似一个前置程序,而且有2-5天左右的审核期限。

九、管理人登记法律意见书

完成了前面一至八项目备案资料的上传后,终于来到了笔者的本职工作部分了!!也意味着你来到了申报备案材料的最后一步了!!

妄自揣度下,协会将法律意见书上传放在最后用意就是希望律师事务所作为法律中介机构,在为委托机构的私募管理人资格备案进行法律背书的同时,应勤俭尽职完成申请备案机构上传资料与实际情况的全面审查,责任重大呀!所以笔者认为还是要有个专门的“豆腐块”来说说这个事情,又或者各位同仁、各位朋友有业务需要的,可以直接联系我们,委托我们,信任我们!

十、资料上传与备案审核期限提示

很多机构往往是因为有了具体的基金产品计划,急需取得私募基金管理人资格,而紧急启动私募基金管理管理人登记备案工作。因此,为提醒大家合理安排备案工作时间,在这里对私募基金管理人申请登记备案时间节点做些提示。

1、在机构必备的上传资料都准备齐全的情况下,根据个人以往的经验,机构通过高管信息更新,并按顺序上传全部资料提交审核所需时间通常为6-10天左右。

2、在未收到基金业协会的反馈意见,机构上传资料经基金业协会审核符合要求后,通常在15-25天之内收到通过备案的邮件。按照以往通过备案时间经验来看,机构在资料准备齐全情况下,经一次审核即获得备案最快也需要20天左右的时间。

3、如机构提交材料未能符合要求,基金业协会一般会5-7天左右会提出反馈意见。收到反馈意见后,可当日也可在整改完成后重新补充上传资料,重新提交备案申请。重新提交的备案申请,如符合要求通常也会在15天左右收到通过备案的邮件;如仍不符合要求还是根据前述期限进行反馈、整改、重新提交备案审。

结语:

关于私募基金管理人申请登记备案的心得暂时写到这里,对于私募基金管理人申请登记备案反馈整改中需注意的事项,大家可以咨询江西南芳律师事务所(ID:jxnflawyer)及作者本人的微信号。接下来得空,大家也需可以看到有关法律尽职调查与法律意见书的编写要点内容。

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